THE Analysis Of The Roles And Duties Of Secretaries At Institution X
DOI:
https://doi.org/10.21009/ISC-BEAM.013.100Keywords:
Secretary's role, Secretary's responsibilities, Communication challengesAbstract
The role of a secretary within an institution serves as a liaison both internally and externally and as an assistant to the leader in carrying out their duties. In other words, the secretary also acts as the right hand of the leader. This study aims to analyze the roles and responsibilities of the secretary in Institution X using a qualitative method with a case study approach. Data were collected through interviews, observations, and documentation. The results indicate that the secretary's role includes functioning as a coordinator across departments, a liaison with the institution's head, and a manager of administrative and financial tasks. The secretary's responsibilities are divided into routine tasks, such as handling correspondence, managing the leader's schedule, and maintaining office facilities, and incidental tasks, such as preparing meetings and managing financial documents. The primary challenge faced is communication issues due to busy schedules and the frequent absence of staff from the office. This study underscores the critical role of the secretary in supporting the institution's operational efficiency and provides recommendations to enhance coordination through more systematic approaches.
References
ABIOYE Lukman Adegboyega, & DAVIES Ufuoma. (2020). Emerging Functions of Secretaries as Public Relation Officers of Organizations. International Journal of Media, Journalism and Mass Communications, 6(4). https://doi.org/10.20431/2454-9479.0604001
Annisa Rizky Fadilla, & Putri Ayu Wulandari. (2023). LITERATURE REVIEW ANALISIS DATA KUALITATIF: TAHAP PENGUMPULAN DATA. MITITAJURNALPENELITIAN, Volume 1 No 3, 34–46.
Armiwal, & Suhaibah. (2022). PERAN SEKRETARIS DINAS DALAM RANGKA MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA DINAS TENAGA KERJA DAN MOBILITAS PENDUDUK ACEH. Jurnal Sains Riset |, 12(3), 705. https://doi.org/10.47647/jsr.v10i12
Darmanto, D., & M Ed. (2014). Ruang Lingkup Tugas Sekretaris.
Dessy Susanti, I., Putri Djohar Tenri Waru, A., & Janah, Y. (2022). PERAN SEKRETARIS DALAM MENANGANI PERJALANAN DINAS PEJABAT PADA SUB BAGIAN TATA USAHA SEKRETARIS JENDERAL KETENAGAKERJAAN RI JAKARTA.
Djajanegara, A. R. (2019). Teknik Analisis Data (Analisis Kualitatif Pada Hasil Kuesioner).
Dwihartanti, M., & Faizah, N. (2018). PENTINGNYA PENGUASAAN BAHASA INGGRIS BAGI PELAKSANAAN TUGAS RUTIN SEKRETARIS. In Jurnal Efisiensi-Kajian Ilmu Administrasi Edisi Februari (Vol. 1).
Gaol, C. J. L. (2015). Keandalan dan Sukses Sekretaris Perusahaan. Elex Media Komputindo.
Iwin Ardyawin, Junaidi AM, & Elva Ayu Lestari. (2019). Peran Sekretaris Dalam Memperlancar Tugas Pimpinan Pada Dinas Perindustrian Provinsi Nusa Tenggara Barat. Jurnalilmuperpusakaan, 103–115.
Priansa, D. (2017). Manajemen Sekretaris Perkantoran Terampil dan Profesional. . Yogyakarta: Pustaka Setia.
Putri, R. R., Rohaeni, H., Wijaya, S., Dewi, K., & Alamsyah, D. P. (2019). TUGAS SEKRETARIS DALAM MENYIAPKAN RAPAT PIMPINAN PADA DIVISI MSDM PT. INTI BANDUNG. In Jurnal Administrasi dan Kesekretarisan (Vol. 4, Issue 2).
Putu, N., Wulandari, P., Bagus, I., Wimpascima, N., Menuh, N. N., Parta, N., & Handayani, S. (2023). IMPLEMENTASI PERANAN SEKRETARIS DALAM MEWUJUDKAN EFISIENSI KERJA PADA DINAS PENANAMAN MODAL DAN PELAYANAN TERPADU SATU PINTU (DPMPTSP) PEMERINTAHAN KABUPATEN BADUNG. Jurnal Bakti Saraswati, 12(02).
Rafidah, F., Wahyu Hati, S., & Arif Rahman, F. (2024). JURNAL BISNIS MAHASISWA Otomatisasi Peran Sekretaris dengan Menggunakan Productivity Tools Berbasis Software Suite Office. https://doi.org/10.60036/jbm.v4i3.art5
Risnawati, N. (2015). PENTINGNYA HUMAN RELATIONS BAGI SEKRETARIS (Vol. 7).
Rusandi, & Rusli, M. (2021). Merancang Penelitian Kualitatif Dasar/Deskriptif dan Studi Kasus. http://repository.uin-
Sedianingsih, S. E., Mustikawati, E. F., & Soetanto, N. P. (2014). Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan. Prenada Media.
Sufriadi, D. (2019). THEORETICAL REVIEW OF THE EFFICIENCY OF LEADERSHIP WORK FROM THE PERSPECTIVE ROLE OF THE SECRETARY. Jurnal Apresiasi Ekonomi, 7(2), 139–149.
Suminar, R., & Wardani, E. P. (2019). EFEKTIFITAS PERAN SEKRETARIS DALAM MELAKSANAKAN TUGAS DI KANTOR PPPPTK BISNIS DAN PARIWISATA (Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Bisnis dan Pariwisata (PPPPTK Bisnis dan Pariwisata). Jurnal Sekretari |, 6(2).
Thalia, & Hutapea Joan Yuliana. (2021). PERAN-PERAN SEKRETARIS DALAM MEMBANTU.
Wahyuni, E., & Djamil, M. (2021). Pelaksanaan Tugas-tugas Sekretaris pada Bidang Administrasi dan Fasilitas di PT PLN (PERSERO) Wilayah Aceh. https://doi.org/10.35870/jemensri.v6i1.1142
Wulandari, N., & Djamil HS, M. (2022). Peranan Sekretaris dalam Kelancaran Administrasi pada Kejaksaan Negeri Banda Aceh. Journal of Law and Economics, 1(2), 71–76. https://doi.org/10.56347/jle.v1i2.111
Zahra, N. A. (2023). Peran Sekretaris dalam Dunia Bisnis (Vol. 2, Issue 2). Oktober. http://journal.ainarapress.org/index.php/lms
Zuhriah, Siti Nurhasanah, & dan Satryawati. (2022). Tugas Dan Tanggung Jawab Sekretaris Dalam Menjalankan Tugasnya Pada Kantor Dinas Pekerjaan Umum Penataan Ruang Dan Perumahan Rakyat Provinsi Kalimantan Timur. Bisnis Dan Marketing, 3(1), 1–07. http://e-journal.polnes.ac.id/index.php/e-bismark
