Analysis of Archival Transformation at X Institution in Bekasi City
DOI:
https://doi.org/10.21009/ISC-BEAM.013.31Keywords:
Digital Applications; Transformation; Archives SystemsAbstract
This research is motivated by the importance of archival transformation as an effort to increase the efficiency and effectiveness of archive management at Institution X Bekasi City. This research uses a qualitative descriptive method by describing and analyzing problems based on primary and secondary data collected through observation, interviews, documentation, as well as studies from books, previous research and related articles. This research aims to find out more deeply about the transformation of archives at Institution X Bekasi City which faces challenges in the manual archive management system. The results obtained from this research show that the archiving system at this institution is still very manual with processes for recording, storing and searching archives that are prone to loss, damage and are less efficient. Transforming archives through archive digitization is an urgent need to increase operational efficiency and archive security. The proposed digital
transformation includes transferring archival media from physical to digital format using an e-archive application which is able to speed up the document search process, reduce the risk
of damage, and maintain data security. Apart from that, this digitalization is also expected to support the operational sustainability of Institution X Bekasi City with a more modern and
integrated archive system. The implementation of this technology not only overcomes physical limitations in document storage, but also facilitates faster access and transparency in
archive management.
Keywords: archival transformation; electronic filing system; institution X Bekasi City
References
Almahdi, G. F. S., & Pahlevi, T. (2020). Pengelolaan Sistem Kerasipan Elektronik
Sebagai Determinan Produktivitas Kerja Pegawai Di Kecamatan Solokuro
Kabupaten Lamongan. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (Jpap), 8(2),
295–304. Https://Doi.Org/10.26740/Jpap.V8n2.P295-304
Amalia, A. T., & Panduwinata, L. F. (2022). Sistem Informasi Manajemen Arsip
Elektronik (E-Arsip) Berbasis Microsoft Access Terhadap Efektivitas Penemuan
Kembali Arsip Pada Smkn 4 Surabaya. Jurnal Pendidikan Administrasi
Perkantoran (Jpap), 10(3), 195–210. Https://Doi.Org/10.26740/Jpap.V10n3.P195-
210
Andriyani, R. Y., & Firmansyah, Y. (2022). Development Of Archives Manually In The
Unit Simpan Pinjam Koperasi Inti Bandung. Records Management System
Journal, 1(1). Https://Doi.Org/10.62201/Rmsj.V1i1.3
Anufia, B., & Alhamid, T. (2019). Instrumen Pengumpulan Data. Osf.
Https://Doi.Org/10.31227/Osf.Io/S3kr6
Apriyanti, Y., Lorita, E., & Yusuarsono, Y. (2019). Kualitas Pelayanan Kesehatan Di
Pusat Kesehatan Masyarakat Kembang Seri Kecamatan Talang Empat Kabupaten
Bengkulu Tengah. Profesional: Jurnal Komunikasi Dan Administrasi Publik, 6(1).
Https://Doi.Org/10.37676/Professional.V6i1.839
Ariani, F., & Kusuma, C. (2022). Manajemen Kearsipan. Journal Of Management, 1(1),
Article 1. Https://Banuainstitute.Org/Joma/Article/View/76
Arwana, N. Y., Batubara, A. K., & Fathurrahman, M. (2024). Alih Media Arsip Sebagai
Upaya Preservasi Di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Labuhanbatu Utara.
Jurnal Pendidikan, Bahasa Dan Budaya, 3(2), 01–17.
Https://Doi.Org/10.55606/Jpbb.V3i2.3025
Cendani, M., Pramana, D. A., & Sudrajat, E. (2023). Sistem Informasi Kearsipan
Menggunakan Framework Laravel (Studi Kasus: Prodi Sistem Informasi
Universitas Peradaban). 4.
Devianto, Y., & Sukowo, B. (2023). Alih Media Arsip Dengan Metode Feature
Extraction Dan Template Matching | Jatisi (Jurnal Teknik Informatika Dan Sistem
Informasi). Https://Jurnal.Mdp.Ac.Id/Index.Php/Jatisi/Article/View/3387
Fadilla, A. R., & Wulandari, P. A. (2023). Literature Review Analisis Data Kualitatif:
Tahap Pengumpulan Data. Mitita Jurnal Penelitian, 1(3), Article 3.
Fauzi, F., & Irvansyah, R. (2022). Transformasi Digital Pada Sistem Kearsipan Di Sman
1 Takengon Kabupaten Aceh Tengah. Manajemen Pendidikan, 17(1), Article 1.
Https://Doi.Org/10.23917/Jmp.V17i1.15911
Febriani, E. S., Arobiah, D., Apriyani, A., Ramdhani, E., & Millah, A. S. (2023). Analisis
Data Dalam Penelitian Tindakan Kelas. Jurnal Kreativitas Mahasiswa, 1(2),
Article 2.
Fitri, M. (2020). Transformasi Arsip Dalam Menghadapi Era Digital.
Https://Doi.Org/10.13140/Rg.2.2.21744.07687
Hendriyani, M. (2021). Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif Di Subbagian Persuratan Dan
Arsip Aktif Pada Arsip Nasional Republik Indonesia (Anri). Kompleksitas: Jurnal
Ilmiah Manajemen, Organisasi Dan Bisnis, 10(01), 11–17.
Https://Doi.Org/10.56486/Kompleksitas.Vol10no01.80
Hermawati, Y., Wahyono, E., Samsiyah, S., Utami, H. D., & Dewiki, S. (2021).
Digitalisasi Arsip Di Kantor Kelurahan Pamulang Timur. 27(3).
Laksono, R. (2018). Pemanfaatan Teknologi Digital Dalam Proses Alih Media Arsip
Statis. Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, 1(1), Article 1.
Https://Doi.Org/10.22146/Diplomatika.28271
Moto, M. M. (2019). Pengaruh Penggunaan Media Pembelajaran Dalam Dunia
Pendidikan. Indonesian Journal Of Primary Education, 3(1), 20–28.
Https://Doi.Org/10.17509/Ijpe.V3i1.16060
Muhammad, Y. N. (2022). Alih Media Arsip Dinamis Pada Unit Kearsipan Kantor
Walikota Administrasi Jakarta Selatan [Diploma, Universitas Nasional].
Http://Repository.Unas.Ac.Id/5267/
Nyfantoro, F., Salim, T. A., & Mirmani, A. (2020). Perkembangan Pengelolaan Arsip
Elektronik Di Indonesia: Tinjauan Pustaka Sistematis. Diplomatika: Jurnal
Kearsipan Terapan, 3(1), 1. Https://Doi.Org/10.22146/Diplomatika.48495
Padaniah, N. Y., & Tirtayasa, U. S. A. (2021). Perspektif Sosiologi Ekonomi Dalam
Pemutusan Hubungan Kerja Karyawan Perusahaan Di Masa Pandemi Covid-19.
3(1).
Pramesti, N. A., Junarto, R., & Farid, A. H. (2023). Land Archive Authentication As A
Result Of Media Transfer At The Land Office. Marcapada: Jurnal Kebijakan
Pertanahan, 3(1), Article 1. Https://Doi.Org/10.31292/Mj.V3i1.38
Puspa, S. T. (2023). Alih Media Arsip Dinamis Dan Statis Di Dinas Kearsipan Dan
Perpustakaan Kabupaten Kebumen.
Https://Digilib.Uns.Ac.Id/Dokumen/104670/Alih-Media-Arsip-Dinamis-Dan-
Statis-Di-Dinas-Kearsipan-Dan-Perpustakaan-Kabupaten-Kebumen
Riyadi, S. M. G. (2024). Efisiensi Pengelolaan Arsip Hardfile Di Lembaga Penjaminan
Mutu Dan Perencanaan Insititut Agama Islam (Iai) Tasikmalaya. Dinamika
Kreatif Manajemen Strategis, 6(2), Article 2.
Https://Journalpedia.Com/1/Index.Php/Dkms/Article/View/1770
Siregar, Y. S., Darwis, M., Baroroh, R., & Andriyani, W. (2022). Peningkatan Minat
Belajar Peserta Didik Dengan Menggunakan Media Pembelajaran Yang Menarik
Pada Masa Pandemi Covid 19 Di Sd Swasta Hkbp 1 Padang Sidempuan. Jurnal
Ilmiah Kampus Mengajar, 69–75. Https://Doi.Org/10.56972/Jikm.V2i1.33
Sutrisno, S., & Christiani, L. (2019). Analisis Autentikasi Arsip Digital Hasil Alih Media
Di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Jurnal Ilmu
Perpustakaan, 8(1), Article 1.
Sutrisno, S., Tannady, H., Wahyuningsih, E. S., Supriatna, D., & Hadayanti, D. (2022).
Analisis Peran Gaya Hidup Dan Kualitas Produk Terhadap Keputusan Pembelian
Produk Automotif City Car. Management Studies And Entrepreneurship Journal
(Msej), 3(6), Article 6. Https://Doi.Org/10.37385/Msej.V3i6.1304
Tiara, F. M., & Husna, J. (2018). Analisis Alih Media Arsip Aktif Personal File Untuk
Temu Kembali Arsip Di Pt Sucofindo Cabang Semarang. Jurnal Ilmu
Perpustakaan, 7(4), Article 4.
Trivaika, E., & Senubekti, M. A. (2022). Perancangan Aplikasi Pengelola Keuangan
Pribadi Berbasis Android. Nuansa Informatika, 16(1), 33–40.
Https://Doi.Org/10.25134/Nuansa.V16i1.4670
Ule, M. Y., Kusumaningtyas, L. E., & Widyaningrum, R. (2023). Studi Analisis
Kemampuan Membaca Dan Menulis Peserta Didik Kelas Ii. Widya Wacana:
Jurnal Ilmiah, 18(1), Article 1.
Https://Ejurnal.Unisri.Ac.Id/Index.Php/Widyawacana/Article/View/9909
Utomo, J. (2021). Analisis Kesadaran Masyarakat Pulau Lingayan Terhadap Pendidikan.
Journal Of Educational Review And Research, 4(2), 117–122.
Https://Doi.Org/10.26737/Jerr.V4i2.2957
Yusra, Z., Zulkarnain, R., & Sofino, S. (2021). Pengelolaan Lkp Pada Masa Pendmik
Covid-19. Journal Of Lifelong Learning, 4(1), Article 1.
Https://Doi.Org/10.33369/Joll.4.1.15-22
Zuhruf, A. (2024). Transformational Leadership: Peran Pimpinan Dalam Transformasi
Tata Kelola Kearsipan Di Lingkungan Lembaga Administrasi Negara. Jurnal
Good Governance, 67–79. Https://Doi.Org/10.32834/Gg.V20i1.748
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
